Colaboraci�n en Internet 1ra. Parte

En la actualidad la informática de oficina requiere un constante intercambio de documentos y sin duda los elementos más usuados para este fin son correos electrónicos o memorias USB. Un sistema de colaboración permite a los miembros de una empresa (u oficina) tener acceso controlado a los diferentes archivos de intercambio común, sin poner en riesgo la confidencialidad o seguridad de la información.  

De acuerdo con wikipedia , el software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo. En esta serie de artículos nos enfocáremos al último grupo, es decir, a las herramientas de gestión colaborativa y particularmente a dos de ellas que están disponibles en internet de forma libre.

Un software de oficina colaborativa, permite interactuar con diferentes personas para la creación y modificación de documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones con diapositivas, es decir, poder tener intercambios de información de manera casi automática.

En general este tipo de software ofrece también sistemas de seguridad para que sólo puedan tener acceso a un documento aquellas personas a quienes explícitamente le sea autorizado dicho acceso. Además podrá diferir el nivel de acceso entre una u otra persona, esto es que al compartir un documento se puede dar a una persona acceso completo para la edición del mismo y a otro acceso solamente para la lectura del documento.

Hay una gran variedad de software para la colaboración de oficina y se pueden dividir en dos grupos, los internos y los públicos. Los primeros son aquellos para los cuales de manera interna en la empresa u oficina es necesario configurar un servidor y grupos de usuarios, así como las reglas de colaboración entre ellos.

Los de tipo público son sitios de internet que ofrecen el servicio (algunos de manera gratuita) para la elaboración de documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones con diapositivas así como para las funciones de colaboración, es decir, el compartir dichos documentos. Para obtener las ventajas de este tipo de servicio no es necesario configurar, ni dar mantenimiento a ningún servidor interno.

No se puede decir que uno de estos servicios sea mejor que otro ya que, en cuanto a necesidades informáticas no se puede generalizar cuál de estos dos tipos de servicio cubrirá mejor las necesidades de determinadas empresas, instituciones o incluso oficinas, tanto el software de colaboración interno como el público, puede cubrir totalmente diferentes tipos de necesidades.

Dentro de esta clasificación de software de colaboración se pueden considerar entre los internos: Lotus Notes y Microsoft SharePoint, y entre los públicos las herramientas de colaboración de Google y de Zoho.

En la siguiente entrega se comentará acerca de las herramientas que ofrece Google de manera libre para la colaboración de oficina.

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